费用报销没有发票怎么入账？合规处理方法详解

费用报销没有发票的情况下，可以通过替代凭证入账，但需要注意企业所得税税前扣除的限制。本文详解合规处理方法。

一、基本原则：入账≠税前扣除

入账是会计处理

会计上，只要业务真实发生且有合理凭据，就可以作为原始凭证入账。即使没有发票，会计也可以根据收据、内部审批单等进行账务处理，借记相关费用科目，贷记银行存款或现金。

税前扣除是税务处理

但税务上，根据《企业所得税税前扣除凭证管理办法》（国家税务总局公告2018年第28号），企业在境内发生的支出项目属于增值税应税项目的，对方为已办理税务登记的增值税纳税人，其支出必须以发票作为税前扣除凭证。没有发票的费用，在年度汇算清缴时需要做纳税调增，缴纳企业所得税。

二、没有发票时的替代入账方式

对方为个人的小额零星支出

根据28号公告，对方为依法无需办理税务登记的单位或者从事小额零星经营业务的个人，其支出可以税务机关代开的发票或者收款凭证及内部凭证作为税前扣除凭证。小额零星的标准为按次不超过增值税起征点（目前为每次500元）。

分摊费用的分割单

如果多个企业共同分摊一项费用（如共用办公场地的水电费），可以由收取费用的一方开具费用分割单，各分摊方凭分割单和付款凭证作为税前扣除依据。

工资薪金不需要发票

企业发放给员工的工资薪金，凭工资表、银行代发记录、劳动合同、考勤记录等内部凭证即可入账并税前扣除，不需要发票。但需要代扣代缴个人所得税。

福利费中的内部凭证

部分职工福利费（如食堂采购农产品）可以凭内部凭证入账，但需注意税务上的合规要求。比如从农户手中直接购买的农产品可以用收购凭证作为扣除依据。

三、常见的无票费用处理

差旅费中的补贴部分

出差期间的差旅补贴（伙食补贴、交通补贴等），如果企业有合理的差旅补贴制度，可以凭出差审批单、出差报告等内部凭证发放并税前扣除，不需要发票。但住宿费和城市间交通费需要发票。

无法取得发票的补救措施

如果确实无法从对方取得发票，可以要求对方到税务局代开发票。对于已经无法联系到的供应商，保留合同、付款凭证、收货记录等证据链，尽可能证明业务真实性。在年度汇算时，该部分费用做纳税调增处理。

预付费用的发票处理

预付的租金、服务费等，如果对方暂时无法开具发票，可以凭合同和付款凭证先入账（记入预付账款），但税前扣除仍需在实际发生期间取得发票。

四、风险防范建议

建立发票管理制度

要求员工报销必须提供合规发票，无票不予报销。在采购环节就明确约定开票义务。

及时催收发票

对已付款但未取得发票的业务，建立台账跟踪催收。年度汇算前（次年5月31日前）必须取得发票，否则需调增。

汇算清缴的补救

根据28号公告，企业在汇算清缴期结束前（次年5月31日）取得税前扣除凭证的，可以在当年度税前扣除。也就是说，当年的费用即使报销时没有发票，只要在次年5月31日前补回发票，仍然可以当年扣除。

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