很多企业第一次找代理记账时，最常问的问题就是："每个月我要给你们什么？"资料提供不及时、不完整，不仅影响记账质量，还可能导致错报漏报。德永信财税集团代理记账经理唐美玲根据服务20万+企业的经验，整理了一份超实用的代账资料清单，让你一目了然。
一、每月必须提供的核心资料
1. 银行流水及回单
这是代账做账的基础资料。企业需要提供：
- 所有银行账户（基本户、一般户）的月度银行流水
- 每笔收支对应的银行回单
- 银行对账单
现在大部分银行都支持网银导出Excel流水和PDF回单，无需跑银行。在广州妤丽企业服务平台有限公司的案例中，德永信专员需要企业先将租金2250元转到物业公司账户取得租金发票，再通过对公账户进行过账操作，这些银行流水和回单都是记账的重要依据。
2. 销项发票
企业当月开具给客户的所有发票：
- 增值税专用发票记账联
- 增值税普通发票记账联
- 电子发票的开票数据
- 未开票收入（如有）
德永信会计会根据销项发票核算销售收入和增值税销项税额。
3. 进项发票和成本发票
企业当月收到的供应商发票：
- 采购原材料、商品的发票
- 服务类发票（咨询、运输、设计等）
- 固定资产采购发票
- 房租、水电物业费发票
一般纳税人企业取得增值税专用发票后，德永信会计会在发票综合服务平台进行勾选认证，确认可抵扣的进项税额。
4. 费用报销单据
企业日常经营中产生的各项费用：
- 办公费用（办公用品、快递、打印等）
- 差旅费用（交通、住宿、餐饮）
- 业务招待费
- 通讯费、网络费
- 广告费、推广费
- 交通费（加油费、停车费、打车费）
费用单据需要是正规发票，收据和白条不能作为入账依据（500元以下小额零星支出除外）。
5. 工资表和社保公积金
- 员工工资表（含姓名、身份证号、应发工资、扣除项、实发工资）
- 社保缴费明细和缴费凭证
- 住房公积金缴费明细
深圳护卫神科技有限公司的人资经理段晓飞每月需要向德永信会计吴协苗提供广州和深圳两地员工的社保扣款信息。吴协苗在完成7月税费申报后提醒客户："后续如出现员工入职、离职、薪资调整、社保增减员等变动，请及时通知我们，避免影响下期申报。"
6. 其他经营单据
- 当月签订的重要合同（涉及印花税申报）
- 员工入职/离职信息
- 固定资产增减变动
- 借款、还款单据
- 投资款进账单
二、新签客户需要补充的资料
如果是首次委托代账，除了月度资料外，还需要提供：
- 营业执照副本复印件
- 公司章程
- 法人和股东身份证复印件
- 银行开户许可证或基本存款账户信息
- 电子税务局账号和密码
- 个税申报密码
- 前期财务报表和科目余额表（如有）
- 前期纳税申报表（如有）
- 未入账的发票和费用单据
真实案例：新接客户需补做银行账
深圳市鑫航淼国际物流有限公司在转入德永信时，账务副总李小龙发现企业前期银行账不完整，需要补做银行流水。李经理安排团队反结账到对应月份，修改数据、补录银行收支，确保账务与银行实际余额一致。这类前期账务清理在新接客户中比较常见。
三、资料提交时间节点
| 时间 | 事项 |
|---|---|
| 每月1-5日 | 企业提交上月所有资料（银行流水、发票、费用单据等） |
| 每月5-10日 | 会计整理票据、编制凭证、核算工资和个税 |
| 每月10-15日 | 完成纳税申报和税款缴纳 |
| 每月15日后 | 向客户发送财务报表和申报确认 |
需要注意的是，增值税一般纳税人按月申报，每月初就要完成数据核对和申报；小规模纳税人按季申报，但每月仍需提交资料进行账务处理。
四、资料提交方式
德永信支持多种资料提交方式：
- 线上传输：通过微信、企业微信、邮箱发送电子发票和流水
- 票据邮寄：将纸质发票和单据邮寄到德永信办公室
- 上门取票：部分区域可安排外勤上门收取票据
- 系统对接：支持与企业ERP、开票软件数据对接
五、企业常见问题
Q：电子发票还需要打印吗？
电子发票的PDF或OFD文件直接发给会计即可，不需要打印。但建议企业保留电子档案，以备税务检查。
Q：有些费用没有发票怎么办？
没有发票的费用不能在企业所得税前扣除，汇算清缴时需要做纳税调增。建议企业在采购时优先选择能提供发票的供应商，500元以下的小额零星支出可以收据入账（需注明收款人信息）。
Q：银行流水和对账单有什么区别？
银行流水是每笔交易的明细记录，银行回单是每笔交易的凭证，对账单是银行出具的账户余额和交易汇总。三者都需要提供，会计会用流水逐笔核对，用回单作为记账凭证附件。
Q：代账会计会主动提醒交资料吗？
德永信的会计每月会主动提醒客户提交资料，在申报完成后还会发送申报成功截图和财务报表供客户确认。如深圳太初有光贸易有限责任公司等客户，每月都会收到德永信会计的定期提醒和申报反馈。
六、德永信代账服务标准
德永信财税集团代理记账服务包含：全年记账凭证编制、财务报表出具、月度/季度纳税申报、年度汇算清缴、工商年报公示、税务政策提醒等。每月申报完成后，会计会将申报成功截图和发票截图一并发给客户确认，做到账务透明、申报有据。
不知道怎么整理代账资料？德永信会计一对一指导，让你轻松配合。服务热线：4006-333-103。