电子发票怎么归档？需要打印吗？政策全解读

电子发票需要以电子形式归档保存原件，不能仅保存打印件。本文详解电子发票归档要求、保存方式和常见问题。

一、电子发票归档的政策依据

财政部 国家档案局第79号令

《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）明确规定：单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。也就是说，只打印电子发票保存纸质件是不够的，必须同时保存电子原件。

电子会计档案管理要求

根据《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号），满足规定条件的单位可以不打印纸质件，仅以电子形式保存会计档案。条件包括：形成的电子会计资料不属于规定的永久保存类档案；有可靠的电子签名等。

二、电子发票的归档方式

方式一：电子会计档案系统

企业使用符合规定的电子会计档案管理系统，将收到的电子发票（OFD或PDF格式原件）直接归档到系统中。系统应具备检索、查看、下载、防篡改等功能。这是推荐的归档方式，尤其适合发票量大的企业。

方式二：纸质+电子双套归档

如果企业习惯纸质归档，可以将电子发票打印出来作为纸质凭证的一部分，但同时必须保存电子发票原件（存储在电脑、硬盘、云盘等）。打印件方便查阅，电子原件满足归档要求。

方式三：通过税务系统直接获取

电子发票的数据已同步至税务系统，企业可以通过增值税发票综合服务平台、电子税务局等直接查询和下载已开具的电子发票。但这只能作为辅助，不能完全替代归档。

三、电子发票需要打印吗？

归档不强制打印

从归档角度，电子发票以电子形式归档即可，不强制要求打印。但如果企业管理需要纸质件（如内部审批流程需要纸质单据），可以打印作为辅助。

打印件的局限性

电子发票的纸质打印件不能作为唯一的归档依据。如果只保存了打印件而没有保存电子原件，在税务检查中可能被认定为归档不合规。电子发票原件（OFD文件）包含数字签名等防伪信息，纸质打印件无法验证。

全电发票（数电发票）

数电发票以XML格式存储，通过电子发票服务平台开具和交付。数电发票的归档更加依赖电子档案系统，因为XML格式打印出来只是一串代码，没有实际阅读意义。

四、实操建议

建立电子发票管理流程

收到电子发票后→验证发票真伪（通过全国增值税发票查验平台）→录入报销系统→将电子发票原件保存到指定目录→关联对应的会计凭证编号。

文件命名规范

建议按「日期_发票代码_发票号码_金额」格式命名，如「20260825_044001900111_12345678_99.00.pdf」。方便检索和管理。

备份策略

电子发票原件至少保存两份备份，分别存储在不同介质或位置。建议使用「本地+云端」的备份方案。电子发票保存期限与纸质会计档案相同，一般为30年。

德永信财税集团成立于2005年，在代理记账领域深耕20年，累计服务20万+企业。以上内容由德永信财税集团专业团队整理，如对具体操作有疑问，欢迎拨打咨询热线。